Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях.

Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.

Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Обратите внимание

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами.

Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы.

Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые Господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely, — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО.

Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность).

Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Источник: http://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html

Пишим письма на английском языке: деловые и персональные

Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная.

Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя.

Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

Деловое письмо на английском языке

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них.

Учимся писать письма на английском языкеПри написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки.

Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах.

Важно

Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности.

Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста.

Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли.

Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется.

Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

  1. Адрес отправителя (sender's address);
  2. Дата (date);
  3. Адрес получателя (inside address);
  4. Обращение (salutation);
  5. Вступление (opening sentence);
  6. Основной текст (body of the letter);
  7. Заключение (closing sentence);
  8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
  9. Подпись отправителя (signature);
  10. Приложение (enclosure).

Пример делового письма на английском языке

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender's address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12 London W13HR England 5 Nelson Street, Apt. 5 Chicago 19 200

USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

21 December, 2014 December 21th, 2014 December 21, 2014

21th December, 2014

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения: (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин, (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,

Gentlemen, — Господа,

К мало знакомым людям: Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер, Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)

Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как: Dear Colleague, — Уважаемый коллега, Dear Editor, — Уважаемый редактор,

Dear Reader, — Уважаемый читатель,

5. Вступление (opening sentence)

Источник: https://EnglishFull.ru/delovoi/pismo-na-anglijskom.html

Деловое письмо на английском языке

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

  • Деловое письмо;
  • Письмо-запрос информации;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-заявление о приеме на работе;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-извинение.
Читайте также:  Ваш план изучения английского языка: добиваемся цели просто!

Структура делового письма

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании отправителя;
  • номер дома, улица;
  •  город, почтовый индекс;
  • страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

  • July 28, 2017;
  •  July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  •  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

  • Mr. (мистер, господин),
  • Dr. (доктор),
  • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
  • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

  • Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
  • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
  • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
  • Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или EncsEnclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….

Источник: https://engfairy.com/delovoe-pismo-na-anglijskom-yazyke/

Деловая переписка на английском: 50 полезных фраз

Важное место в общении с иностранцами занимает деловая переписка на английском. От нее нередко зависит карьера, место жительства и дальнейшая судьба человека. Поэтому следует уделить достаточно внимания тому, как правильно писать деловую корреспонденцию.

Полезные советы общего характера

  1. Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых получает хорошие отзывы Grammarly.

    В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.

▼▼▼Заговорите на английском языке чисто и уверенно на Speekify▼▼▼

  1. Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие.

    В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом. Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.

  1. Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.
  1. Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен.

    Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных.

    Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.

  1. Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль. Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия.

    Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.

  1. Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах. А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.
  1. Краткость – сестра таланта.

    Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев.

    Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.

  1. Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта, совершающего действие.

Общие правила деловой переписки на английском языке

По-английски пишут во многих странах, с разной культурой и обычаями. Чтобы понять, насколько велики различия, достаточно ознакомиться с нюансами британского диалекта или американского.

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

  1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.
  1. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть. Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.
  1. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.
  1. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

  • Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
  • Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
  • Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
  • Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
  • Основной текст – в центральной части страницы.
  • Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
  • Подпись.
  • Имя человека-автора или название отправившей организации.
  • Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать.

Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

  • приветствие;
  • основное сообщение;
  • закрытие темы;
  • прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл.

Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге.

В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Совет

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

  • Dear Mr – к мужчине (мистер);
  • Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
  • Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam.

Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней. В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем.

В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

  • I am writing to inform / confirm / enquire;
  • I am contacting you for;
  • In reply to (или In accordance with) your request;
  • In answer to your question about – в ответ на вопрос;
  • Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
  • With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

  • We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
  • We do not fully understand – неполное понимание;
  • Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

  • I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
  • You will be pleased to know;
  • We are delighted to tell about;
  • I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

Источник: https://enjoyenglish-blog.com/angliyskiy-dlya-nachinaushih/delovaya-perepiska-na-anglijskom-50-poleznyx-fraz.html

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет.

Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку.

Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

  1. Письма в свободной форме.

  2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению.

Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста.

Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты Пример
Фамилия и имя Sobolev Anton
Должность PR manager
Название компании T&T Corporation
Номер дома и название улицы 45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс Volgograd 167890
Страна Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

Источник: https://www.englishpatient.org/articles/delovaya-perepiska-na-anglijskom-yazyke

Деловая переписка на английском – примеры писем. Образец делового письма на английском языке с переводом

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate. Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане – это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения.

Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки.

Обратите внимание

Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации. 

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

  • Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
  • Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
  • Цвет шрифта – только черный (выделения другим цветом не допускаются);
  • Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
  • «Красная строка» не используется;
  • Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
  • Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт – с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov Tevix Company Office 77, Building 57 Chkalov Street Irkutsk

Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

5 June 2016

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe President Balton Galore, Inc 772 Canine Road

Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All – возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir – вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения “To Whom It May Concern”. Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. Главная часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP – Very Important Person).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является “I am writing you regarding…” / “I am writing you concerning…” (“Я пишу вам по поводу…”), “I am writing you in response to your letter.” (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

  • Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды – только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
  • Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
  • Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма – это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь.

Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: “Yours sincerely” or “Sincerely”). Также допустимы заключительные фразы “Cordially,” “Respectfully,” “Regards” and “Yours Truly” (используются реже).

Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы “All the best,” “Best wishes,” “Warm regards,” and “Thank you.”

Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.

Anna Shevelyova Director XYZ Company T.76-65-75

E-mail: +++++@gmail.com

Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения. Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.

Полезные фразы и выражения для деловой переписки

  1. I write to inform / This is to inform – Настоящим сообщаю…
  2. With reference to your letter of 19th June… – В ответ на ваше письмо от 19 июня…
  3. We are writing to enquire about – Нас интересует информация о…
  4. I call your attention to… – Обращаю ваше внимание на…
  5. Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
  6. Thank you for the information – Спасибо за информацию.
  7. Regarding your question about … – Относительно вашего вопроса о…
  8. I’m sending you .. – Высылаю вам
  9. Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
  10. I would be grateful if you could … – Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
  11. I look forward to hearing from you soon. – Жду вашего скорейшего ответа.
  12. We are hoping for the understanding. – Надеемся на понимание.
  13. Thank you in advance for your help with… – Заранее благодарны за оказание помощи в…
  14. Thank you for your time. – Спасибо, что уделили время.
  15. If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. – Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.

Пример делового письма на английском языке

Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Robert Baker EcoLines, Ltd 5 Hill Street

Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016 Mrs. Patricia Wilber General Manager RSPSR Co Ltd 15 Coconut Road Manchester

the UK WFY2 3JР

Dear Patricia,
Information about 2016 GREEN CONFERENCE, 12/15 MAY 2016

Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

This intensive, environmental forum for ecologists aims to:

– increase our planet environmental security

– enable feedback and networking with ecologists around the world

The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.

Важно

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.

Yours sincerely Robert Baker Forum Secretary Tel. 777-XXX-777

r.ba…er@ecolines.com

Отличия деловой переписки на английском и русском

русский язык английский язык
широко используются сложные штампы, усложняющие понимание применяются клише, упрощающие понимание
полное отсутствие эмоционально окрашенной лексики допускается использование эмоционально окрашенных фраз
отсутствует часть письма, направленная на установление личного контакта с адресантом в начале письма обязательно присутствую фразы, нацеленные на установление контакта с бизнес партнерами
используется как «мы-подход», так и «я-подход» (I write – Я пишу) характерен только «мы-подход»
только начинается поворот в сторону использования вступительных и завершающих вежливых формулировок ярко проявляется словесное выражение уважения к собеседнику, почтения, любезности
письмо пишется сплошным текстом письмо имеет строго блочную структуру

Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.

Совершенствуйте свой английский на сайте Lim-English.com с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.

Источник: https://lim-english.com/posts/delovaya-perepiska-na-angliiskom-yazike-obrazci-pisem/

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце.

Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing – Мы пишем, чтобы…
  • – to confirm … – подтвердить… – to request … – запросить… – to inform you that … – проинформировать вас, что…- to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.

Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

Структура делового письма на английском языке. The structure of Business E-mail

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику.

Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ.

Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

  • Sender ['sendə] (от слова send – отправлять) – отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
  • Reсeiver [rɪ'siːvə](от слова receive – получать) – получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to. Также используются слова addressee [ˌædre'siː] и recipient [rɪ'sɪpɪənt].
  • Subject ['sʌbʤekt] – тема письма.
  • Signature ['sɪgnəʧə] – подпись отправителя.
  • Importance option [ɪm'pɔːt(ə)n(t)s] – пометка о важности письма.
  • Attachment [ə'tæʧmənt] – вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
  • СС (carbon copy) – копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
  • BCC (blind carbon copy) – невидимая копия, “слепая копия”. Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.

На английском роль приветствия играет слово Dear, но в этом контексте оно переводится не как “дорогой”, а как “уважаемый”:

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:

Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all, Dear team,

Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале.

Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, … (Искренне ваш, …). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam, то окончанием будет Yours faithfully, … (Искренне ваш, …).

Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже. 

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать эту статью.

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose):

We wish to inform you of (our new discounts). – Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках). I am writing in reply to (your advertisement). – Я пишу в ответ (на ваше объявление). I am writing concerning (your latest statement). – Я пишу в связи с (вашим последним заявлением). I am writing with regard to (the latest news). – Я пишу в связи с (последними новостями). I am writing to remind you about (the meeting next Monday). – Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

Совет

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). – Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know …. – Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать …

In reply to (your e-mail), I am sending you the information.  – В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

Источник: https://enginform.com/article/structure-of-business-email

Ссылка на основную публикацию