Английские фразы на тему как вести деловую переписку? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Гари Блейк — автор книги The Elements of Business Writing («Основы деловой переписки») и известный бизнес-консультант из Порт-Вашингтона.

Он проводит семинары по деловому письму в США, консультирует по почте и избавляет присланные тексты от канцеляризмов и клише.

В статье для портала Business Know-How он собрал 10 фраз, которых стоит избегать в рабочих имейлах. Пересказываем основные тезисы.

Если вы избавитесь от этих фраз, то документы и письма, которые вы составляете каждый день, сразу станут эффективнее, обещает Гарри. Вы улучшите имидж своей компании, научитесь доброжелательнее реагировать на претензии и возражения, получать нужную вам информацию быстрее и сокращать тысячи ненужных слов.

На русский это можно перевести как «искренне ваш», «с искренним уважением». Вы никому не принадлежите, поэтому забудьте про yours (ваш). Такое обращение давно устарело. Вместо этого выбирайте лаконичное sincerely.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

В дословном переводе это звучит так: «Пожалуйста, будьте предупреждены о том, что…». В более привычной нам формулировке смысл такой: «Пожалуйста, имейте в виду, что…», «Обратите внимание на то, что…». Но в формулировке please be advised фраза почти всегда избыточна.

Вообще advice — это совет. Согласитесь, мы чаще всего не раздаем советы в деловой переписке, а просто информируем, знакомим собеседника с фактами.

В общем, вместо «Please be advised that the check is overdue» («Пожалуйста, обратите внимание на то, что чек просрочен») сформулируйте мысль лаконичнее и проще: «The check is overdue».

А вместо «I advised him to call me tomorrow» напишите: «I asked him to call me tomorrow». Не перегружайте речь. 

Устаревшее слово из делового лексикона (у него и соответствующая пометка в словарях есть).

Кембриджский словарь пишет: «Kindly используется, когда кто-то просит что-то сделать, особенно если это раздражающая просьба, но вы все-таки хотите быть вежливым».

Например: «You are kindly requested to leave the building» («Просим вас покинуть здание»). Обычное please cработает куда лучше.

«Я переадресовал», «Я пересылаю». В электронной почте forwarding имеет конкретное значение — пересылка чьего-либо письма. В других случаях (например, «Я пересылаю вам свою визитную карточку») просто используйте send.

Носителям русского языка может показаться, что в respectfully нет ничего криминального, что это про уважение и почтение. Но Гарри говорит, что слово звучит слишком формально и немного заискивающе.

По словам эксперта, оно вовсю используется в письмах об отказе: «I must respectfully disagree with your claim» («При всем уважении, я вынужден не согласиться с вашей претензией»). Возможно, автор сообщения думает так: «Если я напишу respectfully, то смягчу удар». На деле это не делает получателя письма счастливее, ведь заявление все равно отклонено.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Вышеуказанный, вышеупомянутый. После этих фраз собеседник вынужден будет оторваться от вашего письма, поднять глаза к строке RE, найти там информацию, потом повторно открыть письмо и продолжить читать. Разве не проще обобщить важную информацию в этом же письме?

Другими словами, если «вышеупомянутая претензия» относится к «делу №1548», почему бы не написать: «В претензии по делу №1548…»? Вся хитрость удачного письма в том, чтобы читателю было практически не на что отвлечься.

«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне». В английском эта фраза — ужасное клише. Она звучала очень ярко и свежо почти полвека назад, а теперь расплачивается за свою былую популярность.

Когда вы используете клише в переписке, вы тонко намекаете своему читателю, что мыслите шаблонами (причем не только в письме). Как бы безобидно ни звучала эта фраза, она делает автора абсолютно обезличенным.

Заменяйте на «Please call me».

«Пожалуйста, заметьте, что…». Фраза может показаться невинной, но Гари Блейк считает, что она по своей интонации смахивает на то, как говорят учителя: «Now, pay attention!» («Так, а теперь внимание!»). Он советует избегать «Please note that…» в любом деловом письме или разговоре. 

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

На русском фраза звучала бы так: «Ниже прилагается…», «К настоящему письму прилагается…». Истинное воплощение канцелярского стиля. Люди начинают общаться в таком стиле, когда отчаянно пытаются не использовать слово «я» или когда тупо копируют то, что видели в других письмах.

Что вообще должно значить слово find в этой конструкции? На эту тему есть хорошая шутка. Парень заходит в ресторан и заказывает стейк на ужин.

Позже официант подходит к столику, заискивающе улыбается и спрашивает: «How did you find your steak?» («Как вы находите ваш стейк?»).

Парень смотрит на официанта и говорит: «I just moved the mashed potatoes — and there it was!» («Я отодвинул картофельное пюре — и вот он, стейк!»).

И в русском языке, и в английском слово «находить» может использоваться в двух случаях.

Во первых, найти что-то, что было спрятано, неизвестно где находилось («How did you find this restaurant?» — «Как ты нашел этот ресторан?»).

Во-вторых, составить свое мнение о чем-либо: «I find this steak very delicious» («Я нахожу этот стейк очень вкусным»). В обоих языках второе значение звучит довольно пафосно.

Когда The Beatles возвращались домой после поездки в США, журналист спросил их: «How did you find America?» («Как вы нашли Америку?»). Один из битлов ответил: «Мы повернули налево в Гренландию». Этим все сказано! Не нужно ничего находить. Используйте enclosed is или I've enclosed.

Многие используют эту фразу, когда хотят сказать, что пришлют какую-то информацию отдельным письмом: «The information you requested is being sent under separate cover».

На самом деле это формальная и старомодная фраза.

Когда слышишь или видишь слово cover (которое на русский может переводиться как «накрывать», «крышка»), сразу представляется большая кастрюля спагетти — и все, желание читать письмо испаряется.

Эти правила, конечно, не универсальны: если вам нужно отправить не имейл, а, скажем, формальное письмо на бумаге, соблюдайте официальный тон и не слушайте то, что рекомендует Гари.

Еще очень важно оценивать тон собеседника: если он общается строго и официально, то может не оценить ваше стремление писать по-человечески.

Чтобы не облажаться в переписке, нужно хорошо знать язык — только и всего.

Источник: https://magazine.skyeng.ru/the-deadliest-phrases-in-business/

Фразы на английском

Стандартные формы обращений к собеседнику; приветствия, прощания, знакомство и представление; выражение благодарности и ответы на благодарность; принесение извинений и ответы на извинения; просьбы и ответы на просьбы; выражение согласия, сомнения и несогласия; выражение разрешения, отказа и запрета; приглашения и ответы на приглашения; предложение советов и рекомендаций; выражение сочувствия, утешения, соболезнования; комплименты и ответы на них; поздравления и пожелания и т.д. Все материалы снабжены параллельным переводом, много видеороликов.

  1. Формы обращения к собеседнику в английском языке
  2. Формы приветствий, представлений, прощаний
  3. Формы выражения благодарности и ответов на благодарность
  4. Формы принесения извинений и ответов на извинения
  5. Формы изложения просьбы в английском языке
  6. Формы выражения согласия в английском языке
  7. Формы выражения сомнения и несогласия
  8. Формы выражения разрешения, отказа, запрета
  9. Формы приглашений и ответов на приглашения
  10. Формы предложения совета, рекомендации
  11. Формы выражения утешения, сочувствия, соболезнования
  12. Формы высказывания комплиментов и ответов на комплименты
  13. Формы поздравлений
  14. Видео на английском языке с переводом: 10 выражений, наиболее часто употребляемых в английском языке
  15. Видео на английском языке с переводом: приветствия
  16. Видео на английском языке с переводом: фразы в официальном и разговорном стиле
  17. Видео на английском языке с переводом: предложения, благодарность, извинения и просьбы
  18. Видео на английском языке с переводом: как вежливо спросить или попросить (1)
  19. Видео на английском языке с переводом: как вежливо спросить или попросить (2)
  20. Видео на английском языке с переводом: 8 способов сказать “Спасибо”
  21. Видео на английском языке с переводом: 5 способов извиниться и ответить на извинение
  22. Видео на английском языке с переводом: выражение своего мнения
  23. Видео на английском языке с переводом: способы высказывания предложений
  24. Видео на английском языке с переводом: как дать совет
  25. Видео на английском языке с переводом: вежливая жалоба и несогласие
  26. Видео на английском языке с переводом: как сделать обобщение
  27. Видео на английском языке с переводом: вопрос “Как насчет …?”

Деловые разговоры по телефону

Освойте предлагаемые материалы и уверенно общайтесь с иностранными партнерами и клиентами.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Английский для бизнеса

Видео на английском с переводом: диалоги и фразы в офисе

Видеоуроки с диалогами, офисной лексикой, названиями офисных предметов и принадлежностей, примерами диалогов с руководителем и коллегами в различных ситуациях. Эти материалы очень полезны для тренировки восприятия речи на слух, развития разговорных навыков и освоения типичной “офисной” лексики. Все видеоролики скачиваются напрямую с сайта и снабжены параллельным текстовым переводом.

Видеоуроки о работе в офисе

Увлекательное погружение в языковую среду англоязычного офиса с помощью сериалов – сюжеты о ситуациях, возникающих в офисе; живое общение руководителей и сотрудников; совещания, переговоры, презентации, конфликты и т.д. Видеоролики снабжены английскими субтитрами и параллельным переводом текста.

  • Сериал 1: офис (субтитры на английском)
  • Сериал 2: офис (субтитры на английском)
  • Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Разговорный английский для зарубежной поездки

Здесь есть все, чтобы не чувствовать себя беспомощным в поездке: типовые фразы для знакомства и общения с попутчиками, решения вопросов в аэропорту, на паспортном и таможенном контроле, в самолете, отеле, незнакомом городе, в ресторане, магазине, на экскурсии, в банке и т.д. Все материалы с параллельным переводом, много видеороликов с примерами эпизодов.

  1. Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)
  2. *************************
  3. Перейти в раздел Примеры/образцы деловых писем на английском

Источник: https://www.delo-angl.ru/standartnye-frazy/

Как успешно провести переговоры на английском

Опубликовано: 21.10.2019

Из этой статьи вы узнаете, какие существуют основные этапы ведения переговоров и какие фразы и выражения помогут вам стать успешным участником деловых встреч. Также расскажем об особенностях бизнес-этикета в разных странах.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Быть успешным участником переговоров означает:

  • четко определить цель (to have a clear goal);
  • знать, когда вы готовы идти на компромисс (to be prepared to compromise);
  • быть гибким (flexible);
  • стремиться не только удовлетворить собственные интересы, но и потребности другой стороны (the other party’s satisfaction).

Переговоры (negotiations) — это метод, с помощью которого люди улаживают разногласия (to settle differences). В ходе этого процесса стороны стараются достигнуть компромисса (a compromise). Принципы справедливости, поиска взаимной выгоды (mutual benefit) и поддержания отношений (maintaining relationship) являются залогом успешного результата.

Этапы переговоров

Процесс переговоров включает в себя следующие этапы (stages of negotiations):

  1. Подготовка (preparation)
  2. Обсуждение (a discussion)
  3. Уточнение целей (clarification of goals)
  4. Приведение переговоров к обоюдовыгодному исходу (a win-win outcome)
  5. Соглашение (an agreement)
  6. Реализация курса действий (implementation of a course of action)

Теперь рассмотрим каждый этап в отдельности.

1. Подготовка

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

В первую очередь вам нужно предложить удобное для встречи (a meeting) время:

ФразаПеревод
I am calling to arrange the meeting next week. Я звоню, чтобы договориться о встрече на следующей неделе.
Let’s meet on Wednesday. Давайте встретимся в среду.
Let’s meet next Tuesday. Давайте встретимся в следующий вторник.
Let’s arrange a call so that we can discuss it further. Давайте договоримся о звонке, чтобы мы смогли обсудить это в дальнейшем.
Can we arrange a conference call for 15.00 on Monday 21 October? Можем ли мы организовать конференц-звонок в понедельник 21 октября в 15:00?
How about 11 o’clock in the morning? Or is 10 o’clock a better time for you? Как насчет 11 утра? Или, может, 10 утра более подходящее время для вас?
Could you confirm the date in writing, please? Не могли бы вы подтвердить дату в письменной форме, пожалуйста?
Could we meet sometime next week? Можем ли мы встретиться на следующей неделе?
Would it be possible for us to meet on Monday? Могли бы мы встретиться в понедельник?
When would be a good time? Какое бы время вам подошло?
What about December 13? Как насчет 13 декабря?
Would tomorrow morning at 9.00 suit you? Вам подойдет завтра утром в 9:00?
Shall we say 2.30, then? Тогда 14:30, допустим?
Читайте также:  Изучение английских слов с помощью популярных и эффективных методик

Чтобы подтвердить встречу, вы можете ответить следующее:

ФразаПеревод

Источник: https://englex.ru/how-to-negotiate-in-english/

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет.

Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку.

Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

  1. Письма в свободной форме.

  2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению.

Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста.

Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты Пример
Фамилия и имя Sobolev Anton
Должность PR manager
Название компании T&T Corporation
Номер дома и название улицы 45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс Volgograd 167890
Страна Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

  • October 29, 2017.
  • 29 October, 2017.
  • 29th October, 2017.
  • October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

Источник: https://www.englishpatient.org/articles/delovaya-perepiska-na-anglijskom-yazyke

Как вести деловую переписку на английском языке: полезные фразы и аббревиатуры

Устали от пожеланий «доброго времени суток!» и «легкого продуктивного дня» в деловой переписке? Тогда не пишите так, общаясь на английском.

Анастасия Галич, одна из основательниц школы языкового развития Meliora, поделилась с нами примерами из практики переписки в Lionbridge – компании, которая является мировым лидером в секторе локализации.

Среди клиентов Lionbridge – Google, Microsoft, Adobe, Motorola и другие.

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Анастасия Галич

– Есть неплохая книга Commercial Correspondence издательства Oxford, в которой собраны правила и примеры по бизнес-переписке, – рассказывает Анастасия Галич. – По ней учат студентов в лингвистическом и других университетах, но зачастую эти примеры слишком официозны и сложно применимы в реальной жизни.

Я бы разделила бизнес-переписку на два вида: с партнерами и коллегами. В первом случае понятно, что писать лучше в более официальном тоне. Но без всяких «Dear Sir/Madam…», больше в стиле business casual. Во втором случае допустимо использование аббревиатур.

Когда необходимо указать дедлайн, то к конкретной дате или дню еще приписывают EOB (end of business day), что означает конец рабочего дня.
Или SOB (start of business day) – начало рабочего дня.
Еще могут уточнять временную зону, особенно если вы работаете с клиентами в США или Азии: Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET. Так как для Варшавы EOB – пять вечера, а в Mountain View это как раз 9 утра, что и есть SOB. CET в этой фразе –Central European time.
Если вы пишите коллегам в своем офисе (или в одной временной зоне), достаточно будет сказать: The deadline is today EOB.
Иногда можно встретить аббревиатуру EOQ (end of quarter) – «к концу квартала». Например: We are indeed working on meeting the goals by EOQ, and the progress has been steady with the exception of a few isolated issues. Или: This goal is set by EOQ1, то есть цель должна быть выполнена к концу первого квартала.

  • Другие фразы насчет дедлайнов:
  • Please do your best to expedite, so we can deliver the project as requested (by the deadline).
  • Please do your best to finish the task today so we can deliver on schedule.
  • Еще в письмах часто можно встретить аббревиатуру TBD (to be determined) или TBA (to be announced), когда информация по срокам или дате еще не известна.

Имея ввиду отпуск, пишут не vacation, а PTO (paid time off). Если вы решили взять отгул, то сообщить об этом лучше так: (Tomorrow) I’m OoO (on Friday).

Источник: https://bel.biz/education/delovaya-perepiska/

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Английские фразы на тему КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ? — business correspondence (с переводом и озвучиванием)

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing — Мы пишем, чтобы…
  • — to confirm … – подтвердить…
    — to request … – запросить…
    — to inform you that … – проинформировать вас, что…
    — to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.

Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

Enjoy learning English online with Puzzle English for free

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

  • Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:
  • > Congratulation letter — Письмо-поздравление
  • Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.
  • > Thank-you letter — Письмо-благодарность
  • Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.
  • > Commercial offer — Коммерческое предложение
  • Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.
  • > Acceptance letter — Письмо-подтверждение
  • Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность
  • > Application — Заявление
  • Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.
  • > Complaint letter — Письмо-жалоба
  • Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.
  • > Enquiry letter — Письмо-запрос
  • Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.
  • > Refusal letter — Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке — и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

  • Правильно оформленным
  • Коротким и содержательным
  • Написанным грамотно
  • Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос — обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») лучше написать: «I would be grateful if you could send me…» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы — не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

  1. Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.
  2. Пример написания адреса отправителя и получателя:
  3. Mr Arnold Lewis
  4. General Manager
  5. Powerty Ltd
  6. 134-146 Curtain Rd
  7. London, UK
  8. Howard Brown
  9. 300 Oxford St.
  10. London, UK

Дата

Расположение даты — довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем — дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Рекомендуется писать дату прописью, чтобы избежать путаницы с числами.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность — обязательно указывайте его в начале письма.

  • Mr — обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
  • Mrs — обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
  • Miss — обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

  • Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.
  • Совет: обратите внимание на пунктуацию.
  • В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.
  • Dear Mrs Smith,
  • В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.
  • Dear Mrs. Smith:
  • Если вы пишите от своего имени — то используете I (я), если от лица компании — то we (мы).
  • Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма — используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен — после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! — Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week — Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip — Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! — Поздравляю с повышением!

  1. Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:
  2. Thank you for your prompt response — Благодарю вас за ваш быстрый ответ
  3. Thank you for your message — Благодарим вас за ваше сообщение
  4. Thank you for your e-mail of the 21st of May — Благодарим вас за ваше письмо от 21-го мая

With reference to your last phone call… — Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, …

Further to our conversation… — В продолжение нашего разговора…

Содержание

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, …). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about… — чтобы узнать о…

to apologize for… — чтобы извиниться за…

in connection with… — в связи с…

in reference to… — в отношении…

to get more details about… — чтобы уточнить детали…

  • to explain — чтобы объяснить
  • to remind – чтобы напомнить
  • to recommend – чтобы рекомендовать
  • to congratulate – чтобы поздравить
  • to request – чтобы сделать запрос
  • to inform – чтобы проинформировать
  • и так далее
  • Другие варианты начала письма:
  • I apologize for… — Я извиняюсь за…

I confirm that… — Я подтверждаю, что…

Источник: https://puzzle-english.com/directory/business-letter

Фразы английского языка, которые обрекут вашу деловую переписку на успех

Здравствуйте, мои дорогие.

Хочу поделиться с вами одной историей. Как-то раз один мой знакомый написал мне с просьбой о помощи. Вячеслав — успешный бизнесмен. Но один из тех, кто строил бизнес 20 лет назад, и его знания английского ограничивались выражениями, пригодными для отдыха в Египте, но никак не для ведения переговоров.

Все свои международные контракты он заключал через переводчиков. Но идя за современными тенденциями и понимая, что знания английского ему необходимы, он начал постигать эту науку. За несколько лет его результаты были просто невероятны. Но было одно маленькое «но»: его вообще не научили писать письма.

Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным.

Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью.

Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.

Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам  рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки

Начнем?

Правила написания письма

Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.

  • В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
  • Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
  • Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/месяц/год, а в Америке — месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
  • Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
  • Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
  • Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.

Правила — это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.

Полезные фразы и выражения

  • Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs» или «Dear Sir or Madam».
    Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr.…» или «Dear Mrs….».
  • В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:
  • Thank you for your e-mail of … — Благодарю Вас за Ваше письмо…
  • I apologize for not getting in contact with you for a long time… — Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…
  • With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist»… — Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…
  • Further to your letter / our meeting … — Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…
  • Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:

I am writing to confirm / to enquire… — Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for… — Я пишу, чтобы извиниться за….

  • В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.

Could you, please….

— Не могли бы Вы…
I would be grateful if you…— Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to… — Я был бы рад…
I am writing to let you know… — Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… — Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that… — К сожалению, должен сообщить Вам, что …

  • Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:

I / We enclosure… — Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…— В приложении письма Вы можете найти….

  • Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully» или «Your sincerely». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.

Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу «Best wishes». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить — не в прямом смысле, конечно)), — своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!

Чтобы вы поняли на практике, как пишется письмо, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.

  1. MATTHEWS Co.
    421 Crystal Lane
  2. Texas, III. 85830

Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D

England

25.06.2013

Dear Elisabeth!

Источник: https://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/frazy-anglijskogo-yazyka-kotorye-obrekut-vashu-delovuyu-perepisku-na-uspeh.html

Деловое письмо на английском языке

Читайте больше в источнике: https://www.study.ru/article/delovoy-angliyskiy/delovoe-pismo-na-angliyskom

VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня.

Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка.

Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

  • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
  • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
  • коллеге из-за рубежа;
  • вашему профессору или учителю английского;
  • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками. 

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо. 

Вот примерный формат:

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name}… .Good morning/Good afternoon, {first name}… .Dear {first name}… .Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.  

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

Выделим главное:

  • начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
  • представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
  • если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
  • фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

Образец письма о сотрудничестве

From,A. Smith, ABC CenterDate: 31 october 2019To,Smart City CenterNew YorkSubject: business proposalDear, {person`s name}.Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years.

We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops. We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.Looking forward to hearing you back.A.Smith.От:А.

Смит,АВС ЦентрДата: 31 октября 2019Кому:Смарт Сити ЦентрНью-ЙоркТема: деловое предложениеУважаемый, {имя получателя}.Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр.

Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара.

В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.С нетерпением жду вашего ответа.А. Смит.

Письмо напоминание

Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

  • просроченный платеж;
  • просроченная сдача работы;
  • просроченная отгрузка товара;
  • бездействие со стороны получателя и пр.

Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

  • укажите тему (здесь можно написать: Response required. Требуется ответ);
  • представьтесь;
  • опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
  • вежливо попрощайтесь.

Образец письма напоминания

From,A. Smith, ABC CenterDate: 31 october 2019To,Smart City CenterNew YorkSubject: Response requiredGood afternoon, Mr. {name}. My name is Adam Smith and I`m senior manager of your service organisation. I am writing to remind you that a small debt over the past month has formed on your account.

We ask you to pay off the debt, otherwise you will have to pay a fine. If you have any difficulties with this, please contact our office.Regards, A.Smith.От:Дата: 31 октября 2019Кому:Тема: требуется ответ.Добрый день, мистер {имя}.

Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашем счете образовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф.

Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.С уважением,А. Смит.

Письмо извинение

Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.

Образец письма извинения

From,Date: 31 october 2019To,Good morning, Mr. {name}.I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time.

Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.Best regards,A. Smith.От:Дата: Кому:Доброе утро, мистер {имя}.

 Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя.

Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчет прилагаю во вложении.С уважением,А. Смит.

Письмо просьба

Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:

  • просьба о повышении;
  • о пожертвовании;
  • о рекомендации и пр.

Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы. 

Образец письма просьбы

From,Date: To,Good day, Mr. {name}.I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30. Regards,A. Smith.

От:Дата: Кому:Добрый день, мистер {имя}. Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.

С уважением,А. Смит.

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

From,Date: 31 october 2019To,Good day, Mr. {name}.My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.Warm regards,A. Smith.

От:Дата: Кому:Доброе утро, мистер {имя}. Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.

С уважением,А. Смит.

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

Ключевые моменты в написании ответного письма:

  • дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
  • обозначьте цель письма;
  • ответьте на все поставленные вопросы;
  • если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

ЭТО ВАЖНОВ деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cd2e972ed7a4c00aee43a60/5db83bee1febd400b188f4dd

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector